Какие отчёты входят в кадровую отчётность и куда их сдавать
Кадровая отчётность — это не один документ, а целая система сведений, которые работодатель обязан передавать сразу в несколько государственных органов. В 2026 году данные по‑прежнему направляются в Социальный фонд России, Росстат, службу занятости, военкоматы и МВД. При этом все формы делятся по периодичности: срочные (подаются сразу при наступлении события), ежемесячные, ежеквартальные и годовые.
Параллельно компании ведут внутреннюю отчётность для анализа текучести, структуры и квалификации персонала. Однако именно от своевременности и корректности «внешних» форм зависят штрафы и репутация бизнеса.
Форма ЕФС‑1: единый ключ к кадровой отчётности
Центральный инструмент передачи кадровых данных в Социальный фонд — единая форма ЕФС‑1, заменившая несколько устаревших бланков. Её главный принцип: титульный лист обязателен при каждой отправке, а разделы включаются только при наличии соответствующих событий.
В разделе 2 отражаются взносы на травматизм, результаты медосмотров и спецоценки, а с 2026 года добавилось новое требование — указывать численность работающих инвалидов. Важно помнить: если в компании трудится более 11 человек, ЕФС‑1 подаётся исключительно в электронном виде.
С 2026 года в ЕФС‑1 появилось обязательное поле для численности работающих инвалидов. Проверьте, что эти данные корректно учтены при подготовке отчёта, эта ошибка обойдётся в 500 рублей за каждого сотрудника.
Сроки сдачи и ответственность за нарушения
Срок сдачи ЕФС‑1 привязан к событию: приём или увольнение — на следующий рабочий день, перевод — до 25‑го числа следующего месяца, сведения о стаже — раз в год, раздел по травматизму — ежеквартально до 25‑го числа. Ежемесячную форму СЗВ‑М обязаны сдавать все работодатели, у которых есть сотрудники по трудовым или гражданско‑правовым договорам, за исключением ИП без персонала и самозанятых.
Типичная ошибка: за опоздание или ошибки в персональных данных штрафуют на 500 рублей за каждого работника, а за несдачу отчётов по травматизму — до 5% от суммы взносов. За нарушения по статистической отчётности должностное лицо заплатит от 10 до 20 тыс. рублей, организация — от 20 до 70 тыс. рублей.
Что изменилось в 2026 году и как упростить работу с отчётностью
Изменения 2026 года затронули формы отчётов, правила расчёта выплат и обработку персональных данных.
- обновлённая форма ЕФС‑1 с обязательным указанием численности работающих инвалидов;
- повышение МРОТ и правило расчёта страховых взносов исходя из минимального размера оплаты труда, если зарплата сотрудника ниже этого уровня;
- премии признаны частью заработной платы: их назначение и размер должны быть закреплены в локальных актах, а снижение без дисциплинарных оснований может быть признано нарушением;
- усиление контроля за обработкой персональных данных — требуется чётко разделять случаи, когда согласие сотрудника обязательно, а когда нет;
- допускается передача отчётности в военкоматы в электронном виде с квалифицированной электронной подписью.
Чтобы не пропустить сроки и избежать ошибок, стоит максимально автоматизировать процессы. В решениях «1С» для этого используются регулярные обновления форм, сервис «1С‑Отчётность» для прямой отправки из программы и календарь бухгалтера, который напоминает о ближайших датах сдачи.
Кадровая отчётность в 2026 году — это непрерывный контроль сроков и актуальности форм, а также чёткое разграничение требований по разным ведомствам. Системный подход, знание ключевых изменений и использование инструментов автоматизации помогут свести риски штрафов к минимуму и сохранить время для более важных задач.
