Осенью 2023 года изменились правила хранения и требования, которым должны соответствовать электронные документы при сдаче в архив. Рассказываем, как, сколько и где необходимо хранить кадровые электронные документы.
Как и сколько необходимо хранить кадровые электронные документы
Хранение кадровых документов (ЭД) каждой организации обеспечивает кадровая служба. Документация по личному составу должна храниться с учетом правил, которые установлены законами или иными нормативными актами. В частности:
С ноября 2021 года практически все кадровые документы можно создавать и подписывать в электронном формате. В целом к ним применимы те же правила хранения, что и к бумажным. О ряде особенностей расскажем ниже.
Кадровые документы обычно хранятся в архиве организации. Это позволяет обеспечить учет, правильное хранение, поддержание юридической значимости и доступ к документации при необходимости, например, в случае конфликта с сотрудником.
Что необходимо учесть при оформлении дел по личному составу? Сотрудник кадровой службы:
Новые правила передачи кадровых электронных документов в архивы
Приказ Росархива №77 установил новые требования к передаче документов в электронные архивы. Правила начали действовать с 17 сентября 2023 года.
Согласно положению, электронные дела по личному составу хранятся в системе хранения архивных документов (СХЭД), которая может быть интегрирована в сервис электронного документооборота (ЭДО). Компании могут использовать как собственные СХЭД, так и услуги специализированных организаций.
При передаче в СХЭД кадровые электронные документы необходимо привести к единым форматам и содержанию. В противном случае файлы не будут приняты на хранение. Каждый документ должен включать:
Как еще можно хранить кадровые электронные документы
Кадровые ЭД с большим сроком хранения — 50, 75 лет или постоянным — компании сдают в государственные и коммерческие архивы. Однако документы можно оставить и внутри системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Электронные файлы в сервисе хранятся до тех пор, пока система используется. Поэтому хранение документации со сроком хранения до пяти лет в КЭДО — и удобно, и практично. Графики отпусков, согласия на обработку персональных данных и другие документы будут надежно защищены и сохранят конфиденциальность на протяжении всего периода хранения.
При необходимости архивные кадровые документы легко выгрузить из сервиса и отправить в СХЭД. Для этого понадобится создать файлы описания с метаданными.
Отсутствие архива бумажного и физического места хранения – это самое главное преимущество такого метода хранения.
Как и сколько необходимо хранить кадровые электронные документы
Хранение кадровых документов (ЭД) каждой организации обеспечивает кадровая служба. Документация по личному составу должна храниться с учетом правил, которые установлены законами или иными нормативными актами. В частности:
- федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 20.12.2019 №236;
- приказом Росархива от 31.07.2023 №77.
С ноября 2021 года практически все кадровые документы можно создавать и подписывать в электронном формате. В целом к ним применимы те же правила хранения, что и к бумажным. О ряде особенностей расскажем ниже.
Кадровые документы обычно хранятся в архиве организации. Это позволяет обеспечить учет, правильное хранение, поддержание юридической значимости и доступ к документации при необходимости, например, в случае конфликта с сотрудником.
Что необходимо учесть при оформлении дел по личному составу? Сотрудник кадровой службы:
- сдает в архив документы со сроком хранения свыше 10 лет или постоянным;
- передает документы на хранение не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после завершения делопроизводства;
- помещает в одно дело документы с одинаковым сроком обязательного хранения;
- уничтожает документы со сроком хранения до 10 лет, если этот период истек и была проведена экспертиза ценности.
| Вид документа | Срок хранения |
| Штатные расписания и изменения к ним |
По месту утверждения — постоянно В других организациях — 3 года или до ликвидации |
| Документы о численности, составе и движении работников; о квотировании рабочих мест | 5 лет |
| Положения, уставы о дисциплине |
По месту утверждения — постоянно В других организациях — до замены новыми |
| Правила внутреннего трудового распорядка компании | 1 год после замены новыми |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним |
По месту проведения — 45 лет При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет В других организациях — 5 лет |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочего месте) | 45 лет |
| Книги, журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении или расторжении | 50/75 лет |
| Должностные регламенты, инструкции, личные карточки работников, личные дела руководителей и работников, сведения о трудовом стаже | 50/75 лет |
| Приказы, распоряжения о приеме, переводе, увольнении, оплате труда и другие документы по личному составу | 50/75 лет |
| Оригиналы личных документов (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования Невостребованные работниками — 50/75 лет |
| Графики отпусков | 3 года |
| Книга почета организации | Постоянно |
Новые правила передачи кадровых электронных документов в архивы
Приказ Росархива №77 установил новые требования к передаче документов в электронные архивы. Правила начали действовать с 17 сентября 2023 года.
Согласно положению, электронные дела по личному составу хранятся в системе хранения архивных документов (СХЭД), которая может быть интегрирована в сервис электронного документооборота (ЭДО). Компании могут использовать как собственные СХЭД, так и услуги специализированных организаций.
При передаче в СХЭД кадровые электронные документы необходимо привести к единым форматам и содержанию. В противном случае файлы не будут приняты на хранение. Каждый документ должен включать:
| Структурный элемент | Детали |
| Файл основной части электронного документа | В формате PDF/A |
| Файл описания с метаданными о документе |
Дата и регистрационный номер Вид Заголовок или аннотация Сведения о режиме доступа Результат проверки электронной подписи Объем файлов Наименования файлов, даты и время их последнего изменения, форматы Срок хранения Дополнительная информация |
| Файлы приложений к ЭД для текстовых, табличных, графических и других данных | При наличии |
| Файлы электронной подписи (подписей) | При наличии |
Как еще можно хранить кадровые электронные документы
Кадровые ЭД с большим сроком хранения — 50, 75 лет или постоянным — компании сдают в государственные и коммерческие архивы. Однако документы можно оставить и внутри системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Электронные файлы в сервисе хранятся до тех пор, пока система используется. Поэтому хранение документации со сроком хранения до пяти лет в КЭДО — и удобно, и практично. Графики отпусков, согласия на обработку персональных данных и другие документы будут надежно защищены и сохранят конфиденциальность на протяжении всего периода хранения.
При необходимости архивные кадровые документы легко выгрузить из сервиса и отправить в СХЭД. Для этого понадобится создать файлы описания с метаданными.
Отсутствие архива бумажного и физического места хранения – это самое главное преимущество такого метода хранения.
Если Вы заинтересованы в более подробной информации или нуждаетесь в консультации по работе с системой КЭДО, обращайтесь по номеру +7 (923) 280-64-19, доб. 726. Или подпишитесь на наш Telegram-канал, чтобы первыми узнавать актуальную информацию о КЭДО!
